Les missions du poste
Randstad vous ouvre toutes les portes de l'emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !
Votre agence, Pôle d'expertise assistanat, vous offre de nombreuses opportunités d'emploi et vous accompagne tout au long de votre carrière.Nous recherchons pour le compte de notre client, établissement de santé privé d'intérêt collectif basé sur Bordeaux, un assistant de direction F/H.
Définition du poste : réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous de la Direction. Organiser le
traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques. Porter un appui à la gestion des déplacements de la Direction
Activités essentielles :
Accueil physique et téléphonique
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda du directeur général et directeur adjoint
Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion/webconférences
Préparation et suivi de dossiers
Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse), recensement et suivi du parc informatique et relation avec le prestataire informatique externe
Gestion des déplacements de la Direction (ordres de mission, organisation des déplacements, frais)
Le profil recherché
Nous recherchons un profil expérimenté dans l'assistanat de direction.
Savoirs :
Bureautique
Techniques de secrétariat
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Classement et archivage
Communication/relations interprofessionnelles
Savoir-faire :
Utiliser les outils informatiques,
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Renseigner les interlocuteurs,
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés,
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier...)
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Travailler en équipe
Compétences requises
- Compte-rendu
- Gestion des rendez-vous
- Traitement du courrier