Chef ou Cheffe de Cabinet H/F - 33

Vos activités :

1/ La gestion administrative du cabinet :

- Traiter le courrier électronique de la direction et du cabinet puis reporter à la directrice de cabinet les sujets spécifiquement à instruire
- Vérifier les documents soumis à la consultation ou à la signature de la direction (parapheurs, courriers)
- Préparer et suivre les réponses pour la direction de l'Agence et s'assurer des actions à mener
- Préparer et suivre le budget du cabinet avec la directrice de cabinet
- Assurer la gestion administrative spécifique pour la direction (élaboration de tableaux de bord, suivi budgétaire, contrats de prestations, préparation des demandes d'achats)
- Assurer le suivi des ordres de missions pour la direction et l'ensemble des membres du cabinet, et des remboursements associés
- Être garant de la saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative

2/ Coordination opérationnelle :

- Superviser la prise en charge des actions et rendez-vous impliquant la direction, en fonction des priorités internes et externes, en lien avec les assistantes et sous la responsabilité de la directrice de cabinet
- Coordonner la représentation de la directrice et de son adjointe par les directeurs, directrices et responsables de pôle, lors des manifestations ou des rendez-vous
- Assurer le suivi de la préparation des notes et dossiers pour la direction
- Superviser l'organisation des manifestations et des webinaires auxquels participent la directrice et son adjointe : relations avec les partenaires internes et externes pour élaborer des programmes, et si besoin, accompagner la direction sur l'organisation d'évènements (séminaires, conférences annuelles)
- Planifier et préparer les assemblées générales et instances de consultation : envoi des convocations, planification, préparation des documents de séances, corrections des PV
- Assurer la gestion du dossier des distinctions honorifiques et si besoin des affaires signalées
- Assurer la mise en oeuvre des règles d'archivage à la fois de consultation courante, semi-vivantes et historiques.

Vos compétences :
- Organisation et gestion du temps
- Communication écrite et orale professionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Capacité de coordination et de logistique
- Discrétion et confidentialité absolue
- Aisance relationnelle et sens du service
- Rigueur administrative et suivi budgétaire
- Capacité d'analyse et de synthèse

Votre savoir - être :
- Rigueur et organisation dans le travail
- Force de proposition
- Flexibilité et disponibilité
- Qualités relationnelles
- Sens collaboratif et du travail en équipe
- Sens du Service Public
- Rendre compte

À propos de nous :

L'Agence Erasmus+ France / Éducation Formation assure la promotion, la mise en oeuvre, la gestion et la valorisation du programme Erasmus+. À ce titre, elle conduit, dans le cadre d'un programme d'actions annuel validé par les ministères de tutelle et la Commission européenne, des stratégies et des plans d'action. Les missions de l'Agence Erasmus+ France / Éducation Formation s'inscrivent dans le cadre des priorités européennes et nationales en matière d'éducation, de formation, d'apprentissage, d'enseignement supérieur et d'insertion professionnelle.

Pourquoi nous rejoindre ?

Participez à une mission d'envergure européenne visant à relever les défis environnementaux.

- Travaillez à Bordeaux, une ville dynamique et agréable à vivre.
- Prenez part à une équipe passionnée et engagée dans la transition écologique.
- Bénéficiez d'opportunités de développement professionnel dans un environnement international.

Conditions de recrutement :
Niveau 5/6 du RNCP ou expérience équivalente.
Fonctionnaires de catégorie A : détachement pour une période de 3 ans renouvelable.
Ou contractuels : CDD 3 ans renouvelable 1 an, puis possibilité de CDI.
Période d'essai de 3 mois prévue au contrat
Anglais Niveau B2 minimum

Conditions d'emploi :
37h30 par semaine
47 jours de congés annuels
Travail en espace ouvert / open-space
Télétravail : jusqu'à 1 jour fixe par semaine et 6 jours flottants par trimestre
Déplacements occasionnels