Chef ou Cheffe de Cabinet H/F - 33

Le cabinet de direction a pour mission d'accompagner les instances dirigeantes dans la définition et la mise en oeuvre des orientations stratégiques, en assurant la coordination des actions.

Sous l'autorité de la directrice de cabinet, le ou la chef de cabinet est responsable de la gestion des aspects administratifs de la direction de l'Agence : agenda, coordination des dossiers, supervision administrative et financière.Vos activités :

1/ La gestion administrative du cabinet :

- Traiter le courrier électronique de la direction et du cabinet puis reporter à la directrice de cabinet les sujets spécifiquement à instruire
- Vérifier les documents soumis à la consultation ou à la signature de la direction (parapheurs, courriers)
- Préparer et suivre les réponses pour la direction de l'Agence et s'assurer des actions à mener
- Préparer et suivre le budget du cabinet avec la directrice de cabinet
- Assurer la gestion administrative spécifique pour la direction (élaboration de tableaux de bord, suivi budgétaire, contrats de prestations, préparation des demandes d'achats)
- Assurer le suivi des ordres de missions pour la direction et l'ensemble des membres du cabinet, et des remboursements associés
- Être garant de la saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et tenir à jour les contacts de haut niveau

2/ Coordination opérationnelle :

- Superviser la prise en charge des actions et rendez-vous impliquant la direction, en fonction des priorités internes et externes, en lien avec les assistantes et sous la responsabilité de la directrice de cabinet
- Coordonner la représentation de la directrice et de son adjointe par les directeurs, directrices et responsables de pôle, lors des manifestations ou des rendez-vous
- Assurer le suivi de la préparation des notes et dossiers pour la direction
- Superviser l'organisation des manifestations et des webinaires auxquels participent la directrice et son adjointe : relations avec les partenaires internes et externes pour élaborer des programmes, et si besoin, accompagner la direction sur l'organisation d'évènements (séminaires, conférences annuelles)
- Planifier et préparer les assemblées générales et instances de consultation : envoi des convocations, planification, préparation des documents de séances, corrections des PV
- Assurer la gestion du dossier des distinctions honorifiques et si besoin des affaires signalées
- Assurer la mise en oeuvre des règles d'archivage à la fois de consultation courante, semi-vivantes et historiques