Assistant.Te de Direction - Sdis de Gironde H/F - 33

Le Service Départemental d'Incendie et de Secours de la Gironde (SDIS33) assure les missions de protection des personnes, des biens et de l'environnement face aux risques, menaces et catastrophes de toutes natures, au sein du département métropolitain le plus vaste de France.
En 2024, notre engagement s'est traduit par 134 117 interventions, couvrant la lutte contre les incendies, le secours à personne, les accidents de la circulation, ainsi que les opérations diverses, notamment en réponse aux phénomènes météorologiques.
Le SDIS de la Gironde est un établissement de catégorie A et regroupe près de 6000 sapeurs-pompiers professionnels, volontaires et personnels administratifs et techniques, engagés quotidiennement auprès des populations.

Votre positionnement au sein de l'organisation :
En acceptant ce poste, vous serez directement rattaché.e à la cheffe du secrétariat de direction et intégrez une équipe de 4 agents. Vous bénéficiez d'un lien privilégié avec l'équipe de direction qui vous permettra de profiter rapidement d'une vision globale sur l'établissement nécessaire à la prise de fonction.
Vous serez ainsi un intermédiaire essentiel entre la direction et les services, jouant un rôle clé dans la coordination des activités quotidiennes de l'établissement.

En tant qu'assistant.e de direction, vous aiderez l'équipe de direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Pour cela :
- Vous assurez le secrétariat de direction et exécutez les tâches administratives courantes
- Vous participez à la gestion des instances consultatives et délibérantes en lien avec le service des affaires juridiques
- Vous assistez le directeur dans ses missions quotidiennes lors des absences de la cheffe du secrétariat
- Vous assistez l'ensemble des sous-directeurs.rices.

Dans ce cadre, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, gérez le courrier, les mails et les parapheurs. De plus, vous planifiez et organisez des réunions, gérez les déplacements de l'équipe de direction, établissez les ordres de mission des agents ainsi que les commandes de billets de train, avion ou les réservations d'hôtels.
Vous assurez la prise de notes ainsi que la mise en forme de tous types de documents et assurez la diffusion des notes de service sur l'intranet. Enfin, vous participez à la gestion et au suivi des différentes instances : vérification du quorum et préparation des réunions.