Technicien·ne en Gestion Administrative H/F - 33

Contexte :
Le positionnement de la mission se situe plus spécifiquement dans la mise en oeuvre de ses actions suivantes :
- Préparer, organiser les réunions de la commission recherche et de la conférence des directeurs d'unités et mettre en oeuvre les décisions en les traduisant en actions
- Assurer les relations avec les unités de recherche et les partenaires de l'université pour le développement de la recherche (EPSCP, EPST, EPA, ministère, partenaires socio-économique)
- Permettre l'accueil des chercheurs dans les unités et sur projets de recherche
- Conseiller, orienter et accompagner les chercheurs dans la réalisation de leurs activités scientifiques
- Participer à la gestion administrative de la direction

Vos missions seront les suivantes :
Vous aurez en charge d'assister et d'accompagner la directrice dans la gestion des instances telles que la commission recherche et la conférence des directeurs d'unités et dans la mise en oeuvre des décisions prises dans ces instances ainsi que de l'assister dans l'organisation administrative de la direction (réunions, suivis tableaux de bords...) et d'assurer le soutien logistique de l'activité de la direction.

Vous aurez en charge d'assister et d'accompagner la vice-présidente et la directrice dans la mise en oeuvre et l'animation de certaines manifestations scientifiques proposées par la commission recherche dirigée par la vice-présidence recherche. Vous aurez à mettre en place une organisation adéquate en lien avec les moyens et outils mis à disposition au sein de UBM. Pour cela, vous collaborerez en interne avec la chargée de communication et avec d'autres services de l'université tel que le service audiovisuel, la communication.

Activités principales :
- Participer à la gestion administrative de la direction
- Alimenter des tableaux de bords et faire des extractions dans les systèmes d'informations
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Répondre aux demandes d'informations des autres services ou de l'extérieur
- Respecter des procédures et méthodologies
- Prendre des notes et Rédiger des comptes-rendus, savoir faire des résumés
- Mettre en forme des documents sous divers formats
- Établir des plannings pour des activités ponctuelles ou pérennes (annualité)
- Mettre en forme des supports de communication papier ou électronique (web, livrets pour manifestations temporaires, articles...)
- Gérer, diffuser et archiver les informations relatives au programme des manifestations