Assistant Administratif H/F - Service Soins Infirmiers a Domicile
Assistant Administratif H/F
Service Soins Infirmiers a Domicile · Bruges - 33 · CDD
Les missions du poste
SSIAD
assistante administrative au sein d'un service de soins infirmiers à domicile.
Mission :
Accueille, écoute et oriente les usagers et les professionnels.
Recueille et traite des informations relatives au fonctionnement du service
A en charge le suivi de dossiers administratifs liés au fonctionnement du service
Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service.
Contacts directs et échanges permanents avec la Responsable hiérarchique
Activités :
1. Accueil téléphonique et physique du service
2. Gestion administrative globale
- Gestion des prises en charge des patients : instruction et suivi des dossiers de prise en charge, fin de prestation et actualisation des procédures administratives
- Gestion de l'archivage du service (dossiers des patients, documents comptables, ressources humaines et fonctionnement du service).
- Gestion du courrier et du courriel du service (arrivée / départ)
- Gestion des agendas et rendez-vous du service en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable hiérarchique (planning, communication)
3. Gestion comptable
- Contrôler la disponibilité des crédits, Suivre et élaborer les liquidations (recettes et dépenses) ;
4. Gestion des Ressources Humaines
- Participer à l'élaboration et à l'exécution de la paye et de toutes les déclarations y afférent ;
- Planifier et suivre les conventions de stage en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Assurer la planification mensuelle et annuelle et le suivi sur le logiciel métier en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Suivre administrativement les absences du personnel : enregistrement notamment informatique (logiciel R.H. et logiciel gestion des soins) ; constituer et suivre les dossiers d'indemnisation des arrêts de travail ;
- Réaliser toutes les démarches et rédiger les documents relatifs aux contrats de travail en lien avec la responsable hiérarchique ;
- Gérer la mise à jour du fichier récapitulatif du personnel.
- Planifier et suivre les visites d'aptitude et les visites médicales des agents ;
- Planifier et assurer le suivi des formations du personnel en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Réceptionner et diffuser les informations générales liées à l'emploi et à la formation.
5. Gestion des stocks et des achats
- Réaliser les bons de commande, les commandes, les engagements et le mandatement des factures en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique.
- Réceptionner, vérifier les achats
- Suivi des stocks de matériel de soins et de fournitures administratives en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique
6. Gestion du parc automobile
- Suivre l'entretien et les réparations et informer les soignants référents des démarches à effectuer.
- Assurer le suivi du parc (proposition de renouvellement de véhicules en fonction des durées d'amortissement ; étude comparative des offres)
- Gestion du suivi du contrat d'assurance (règlement des primes, déclaration des sinistres + suivi des dossiers).
assistante administrative au sein d'un service de soins infirmiers à domicile.
Mission :
Accueille, écoute et oriente les usagers et les professionnels.
Recueille et traite des informations relatives au fonctionnement du service
A en charge le suivi de dossiers administratifs liés au fonctionnement du service
Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service.
Contacts directs et échanges permanents avec la Responsable hiérarchique
Activités :
1. Accueil téléphonique et physique du service
2. Gestion administrative globale
- Gestion des prises en charge des patients : instruction et suivi des dossiers de prise en charge, fin de prestation et actualisation des procédures administratives
- Gestion de l'archivage du service (dossiers des patients, documents comptables, ressources humaines et fonctionnement du service).
- Gestion du courrier et du courriel du service (arrivée / départ)
- Gestion des agendas et rendez-vous du service en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable hiérarchique (planning, communication)
3. Gestion comptable
- Contrôler la disponibilité des crédits, Suivre et élaborer les liquidations (recettes et dépenses) ;
4. Gestion des Ressources Humaines
- Participer à l'élaboration et à l'exécution de la paye et de toutes les déclarations y afférent ;
- Planifier et suivre les conventions de stage en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Assurer la planification mensuelle et annuelle et le suivi sur le logiciel métier en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Suivre administrativement les absences du personnel : enregistrement notamment informatique (logiciel R.H. et logiciel gestion des soins) ; constituer et suivre les dossiers d'indemnisation des arrêts de travail ;
- Réaliser toutes les démarches et rédiger les documents relatifs aux contrats de travail en lien avec la responsable hiérarchique ;
- Gérer la mise à jour du fichier récapitulatif du personnel.
- Planifier et suivre les visites d'aptitude et les visites médicales des agents ;
- Planifier et assurer le suivi des formations du personnel en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Réceptionner et diffuser les informations générales liées à l'emploi et à la formation.
5. Gestion des stocks et des achats
- Réaliser les bons de commande, les commandes, les engagements et le mandatement des factures en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique.
- Réceptionner, vérifier les achats
- Suivi des stocks de matériel de soins et de fournitures administratives en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique
6. Gestion du parc automobile
- Suivre l'entretien et les réparations et informer les soignants référents des démarches à effectuer.
- Assurer le suivi du parc (proposition de renouvellement de véhicules en fonction des durées d'amortissement ; étude comparative des offres)
- Gestion du suivi du contrat d'assurance (règlement des primes, déclaration des sinistres + suivi des dossiers).
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des infirmiers et des sages-femmes
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des infirmiers et des sages-femmes
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Gestion des ressources humaines
- Gestion de parc
- Autonomie
- Gestion des stocks
- Gestion des rendez-vous
- Facturation
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique
- Contrat de travail
- Réactivité
- Prise en charge du patient
- Logiciels métiers
- Gestion administrative
