Pref 33 Assistant au Sein du Secrétariat Général pour les Affaires Régionales H/F - Préfecture de la Gironde

Vos activités principales :
Le poste à pourvoir concerne un poste d'assistant au sein du secrétariat général pour les affaires régionales au sein d'un pôle de 3 personnes. Au coeur du fonctionnement du SGAR, son rôle est essentiel pour faciliter l'organisation des activités et le bon fonctionnement du service.

Au sein de cette équipe, il est chargé:

de manière quotidienne en binôme avec son autre collègue:
pour l'ensemble du service de
- l'accueil physique
- la gestion du courrier arrivée et départ
- traiter les parapheurs sortants ou entrants : cachets, enregistrements, numérisation le cas échéant, et distribution
- numériser les documents signés et les envoyer à la préfète de région, à sa demande
- réserver des salles et créer des codes visio.

pour les agents du pôle politiques publiques (PP), du cabinet et du NEOLAB:
- réserver des billets de train et d'hôtels sur Chorus DT.

pour les chargés de mission du pôle PP de
- réserver des prestations avec le restaurant inter-administratif, suivre leur paiement et restituer le matériel
- mettre en forme et valoriser des supports écrits
- constituer des dossiers (étiquette, photocopies).

par roulement une semaine sur trois, à partir d'un planning établi par la cheffe de cabinetde
- déposer des dossiers au cabinet de la préfecture jusqu'à 17h30
- ou publier les actes déposés au recueil des actes administratifs.

de missions qui lui sont propres
- des fonctions d'assistantes de la secrétaire générale de la conférence des parties et du commissaire à la lutte contre la pauvreté
- de la suppléance de l'assistant du SGAR et ses adjoints en son absence: prises de rdv, suivi agenda, préparation de dossiers, organisation des déplacements, suivi de la boîte fonctionnelle.

Les missions sont susceptibles d'évolution en fonction de l'évolution de l'organisation (travaux en cours) et des priorités du service.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :
Le SGAR coordonne et anime les actions des services régionaux de l'État et veille à l'articulation de celles-ci avec celles des services départementaux. Il coordonne également l'organisation et la mise en oeuvre des fonctions mutualisées des services de l'État en région.

Composition et effectifs du service :
Le Secrétariat général pour les affaires régionales (90 agents) est composé de deux pôles (politiques publiques, modernisation et moyens) et d'un cabinet, auxquels s'ajoutent trois délégations régionales (Académique à la recherche et à l'innovation, information stratégique et sécurité économique, accompagnement régional des armées) ainsi qu'une direction régionale (droit des femmes et égalité).

Liaisons hiérarchiques :
Le SGAR et ses deux adjoints

Autorité fonctionnelle

La cheffe du cabinet du SGAR

Liaisons fonctionnelles :
Directions régionales, préfecture de région, préfectures de département, Conseil régional, collectivités, chambres consulaires

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir


Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis


Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis


Vos perspectives :
Ce poste d'assistante de direction doit permettre d'évoluer vers des postes de responsabilités supérieures

Durée attendue sur le poste : 3 ans

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Visio