Assistant Administratif et de Gestion - Iae H/F - Université de Bordeaux

En tant que composante du collège Droit, Science Politique, Économie et Gestion (DSPEG), l'IAE Bordeaux est l'école de management de l'Université de Bordeaux. Elle est membre du réseau d'IAE France et répond aux exigences de Qualicert gage de conformité des procédures et d'auto-évaluation continue des enseignements. L'IAE Bordeaux forme chaque année un peu plus de 1 000 étudiants et professionnels de niveau Master (Bac +4/+5) dans les domaines de la gestion parmi lesquels le marketing, la finance, le contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le management international, l'entrepreneuriat, etc.Les liens vers l'extérieur sont très importants que ce soit :* liens institutionnels = services centraux, réseau IAE France, laboratoire de recherche, doubles diplômes,* liens internationaux = nombreux partenariats et accueil de délégations internationales Au titre de son rayonnement, l'IAE s'est récemment lancée dans une démarche d'accréditation internationale.
Missions :L'assistant administratif et de gestion est chargé, sous l'autorité directe du responsable administratif et financier adjoint, de l'engagement, de l'ordonnancement des dépenses, de la liquidation et de la gestion des enseignements.Le budget est de 4 millions d'€ incluant l'ancienne unité par apprentissage.L'agent s'assure du respect de la règlementation, de l'existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.En interne, les interactions sont très nombreuses avec les autres services notamment les scolarités.Gestion budgétaireVous procédez aux opérations d'engagement et de liquidation en dépenses et en recettesVous réalisez la facturation notamment en formation continue et au niveau de l'apprentissage (respect du calendrier de paiement en fonction des financeurs)Vous réalisez des extractions depuis les bases de données ou réalisez des tableaux de bordVous répondez aux exigences, demandes des services centraux et notamment les opérations rectificativesVous appliquez les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétairesGestion des plannings d'enseignementVous assurez la gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)Vous saisissez les services d'enseignement en lien avec la scolarité pour suivi du paiement des heures (mensuel pour vacataires et 1 fois par an pour les titulaires)Vous répondez aux sollicitations de la communauté éducativeMission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propresVous êtes l'interlocuteur des OPCOVous réalisez des ordres de mission et des états de fraisVous facilitez la mise en oeuvre budgétaire des projets décidés par la directionVous soutenez le bureau de la vie institutionnelle en cas de besoin (organisation évènements internes)

Titulaire d'un diplôme (ou titre ou toute autre équivalence) de niveau 4 et disposant d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, cette fonction requiert:Environnement professionnel lié aux structures publiquesrègles des marchés publics : à acquérirrègles et techniques de la comptabilité publique: appétence indispensableinterlocuteurs institutionnels : à acquérirrédaction de courriers ou mails institutionnels : maîtriséCuriosité et appétence pour les outils du numériquesavoir utiliser plusieurs logicielsconnaître le principe des interfaçagesnaviguer en autonomie pour récupérer et extraire des donnéesSavoir êtreautonomie, organisation, rigueursens des initiatives et réactivitésens du service publicconfidentialité / fiabilitéSi possible, vous possédez :Une 1ère expérience, dans le public ou le privé, dans le domaine de la gestion / administration

• SGBD
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité
• Facturation
• Datamining
• Réactivité
• Rédaction de courriers