Assistant Administratif et Financier - Pôle Pe H/F - Université de Bordeaux

Le pôle patrimoine et environnement travaille à faire évoluer le parc immobilier de l'université de Bordeaux, pour lui permettre de relever les défis à venir des mutations technologiques, environnementales et pédagogiques.Missions principales-élaborer et mettre en oeuvre le schéma directeur de la stratégie immobilière de l'établissement-assurer la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise globale des ressources et des moyens associés pour les opérations immobilières, d'aménagement des espaces publics et urbains-conduire les projets de valorisation immobilière-assurer une veille sur les ressources potentielles de financement et les évolutions réglementaires-accompagner la transformation urbaine et la modernisation des campus-adapter et déployer la stratégie sécurité et sûreté de l'établissement-définir, piloter et mettre en oeuvre une stratégie environnementale et une politique de biodiversité dans toutes les opérations immobilières et d'aménagement-piloter et mettre en oeuvre la politique de gestion des déchets dangereux et la prévention des risques-structurer et coordonner le réseau des acteurs de la prévention
Ce poste est publié à titre prévisionnel et est susceptible d'être vacant. Le recrutement demeure conditionné à la vacance effective du poste.L'activité de l'agent recruté se déroule au sein du secrétariat des services généraux de proximité du Campus CarreireCompte tenu de son positionnement de proximité, il constitue une interface et un interlocuteur de premier plan pour les structures opérationnelles et intermédiaires de l'université placées dans son périmètre.Le secrétariat regroupe trois gents polyvalents (gestion financière/accueil/administration générale/ RH).Le poste est géographiquement situé sur le site de Bordeaux-Carreire sous la responsabilité du chef des services généraux de proximité de Site.Gestion administrative :Assurer le suivi et la gestion courante des dossiersadministratifs des agents du service en lien avec le service RH de la Direction des Ressources et Aide au Pilotage pour ce qui concerne : les congés, absences, formations, entretiens d'évaluation, avancementsSe tenir informé.e régulièrement en lien avec la RH des nouvelles procédures portant sur la gestion des personnelsParticiper aux réunions de direction (organiser, prise de note, compte rendu, diffusion,...)Participer à l'élaboration des bilans généraux et d'enquêtes (reporting, rapport)Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure.Classer et archiver les documents et informations.Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports ...), les reproduire et les diffuserSuivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernésRéaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activités de la structure (demande d'intervention, ...)Gestion financière :Assister le chef de service pour la gestion des moyens matériels et budgétairesAssurer l'exécution de la dépense et de la recette ( bons de commandes, facturations internes et externes,...)Assurer le suivi budgétaire qui en découleAssurer la gestion des fournitures

Savoir :Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariatConnaissance générale dans le domaine de la gestion administrative des ressources humainesConnaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivageConnaissance des procédures de transmission de l'information et techniques relationnellesAvoir une notion de l'organisation générale et le fonctionnement d'une UniversitéAvoir une notion de base du domaine concerné (logistique et patrimoine)Avoir une notion des droits et devoirs d'un agent exerçant dans la fonction publiqueSavoir-faire :Traitement des dossiers et saisie de documentsAccueil physique et téléphonique à l'interne comme à l'externeGestion de l'information, classement et archivage de documentsPlanification et suivi (agenda, courriel, logistique des réunions,...)Bonne pratique des outils bureautiquesGérer la confidentialité des informations et des donnéesPrendre et rédiger des notes, documents de tous ordres, enregistrer les messages et rendre compteSavoir-être :Adaptabilité, curiosité de son environnement professionnelEsprit d'équipe et aptitude à travailler en collaborationCourtoisie, discrétion, savoir-faire relationnelInitiative et autonomie, excellent sens de l'organisation et de l'anticipation des échéances.Régularité, rigueur et précision dans l'accomplissement de sa mission.Une première expérience similaire serait appréciée.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Archivage des données
• Pro-activité
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Recettes
• Gestion du personnel
• Prise de note