Assistant du Secrétaire Général H/F - Service Public

Le secrétaire général, basé sur Bordeaux, exerce une autorité transversale sur des services situés à Bordeaux et à Paris. Le secrétariat général est constitué de six services dirigés par des fonctionnaires ou contractuels de catégorie A : un agent comptable, un chef du service financier, un chef du service des ressources humaines, un chef des services technique et logistique, un chef du service informatique et audiovisuel, un contrôleur de gestion ; ces services sont représentés à l'antenne parisienne par un secrétaire général adjoint.

- Traitement et suivi des dossiers signalés et assistance du secrétaire général : secrétariat, suivi de l'enregistrement du courrier et signature, gestion des déplacements, de l'agenda (prises de rendez-vous, organisation des réunions), accueil téléphonique;

- Participation à la gestion du Comité social d'administration : élaboration des dossiers, envoi des convocations, prise de notes en tant que secrétaire de séance et rédaction des procès-verbaux à l'issue;

- Aide au pilotage: participation à la mission générale d'aide au pilotage de l'établissement:

- Participation à la conduite de projets transversaux

- Participation aux rapports, études, audits et évaluations menées par le contrôleur de gestion

- Participation aux groupes de travail autour de la simplification, de l'innovation, de la dématérialisation

- Participation à la mise en place de nouveaux outils de pilotage

- Mise à jour des délégations de signature

- Appui à la politique RSO de l'ENM:

- Animation, en liaison avec la chargée de mission RSO / SST de l'ENM, de la politique RSO;

- Participation aux groupes de travail dans le cadre de la politique RSO;

- Actualisation du plan d'actions RSO de l'ENM;

- Participation à l'organisation d'évènements dans le cadre de la politique RSO

- Vos interlocuteurs métiers

Directions et service de l'ENM. Relations externes avec la Chancellerie et différentes administrations.

- Vos interlocuteurs métiers

Directions et service de l'ENM. Relations externes avec la Chancellerie et différentes administrations.

Connaissances

Notion en matière de conduite et suivi de projets

Techniques de secrétariat

Qualités rédactionnelles

Bureautique et outils collaboratifs

Savoir-faire

Appliquer une procédure, une réglementation

Capacités d'analyse

Analyse, rédaction et contrôle

Organisation, rigueur

Autonomie et travail en équipe

Capacité à gérer les pics d'activité

Rendre-compte

Savoir-être

Discrétion professionnelle

Ecoute, sens du service

• Travail en équipe
• Conduite de projet
• Autonomie
• Suivi des opérations
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note