Adjoint Administratif en Dir - Dirpjj Sud-Ouest 33 H/F - Service Public
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
La DIRPJJ Sud-Ouest s'organise en 3 directions placées sous l'autorité de la directrice : la Direction des Missions Educatives (DME), la Direction de l'évaluation, de la programmation et des affaires financières (DEPAFI) et la Direction des Ressources Humaines (DRH).
Vos missions en tant que secrétaire administratif/ve en direction interrégionale seront:
En secrétariat:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi.
- Assurer la gestion de l'agenda de la DIR, planifier les congés, réunions et déplacements et anticiper les échéances.
- Assurer la présentation des dossiers pour le directeur interrégional et son adjoint.
- Diffuser et afficher l'information.
- Mettre en page des documents administratifs, les transmettre aux services compétents et les classer.
- Aider à la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.
En Direction de l'Evaluation, de la Programmation des Affaires Financières de l'Immobilier et de l'Informatique (DEPAFI):
Sous l'autorité du/de la responsable des affaires financières:
- Contribuer à la gestion budgétaire des crédits de fonctionnement et au suivi des opérations immobilières du secteur public.
- Contribuer à la gestion de la tarification du secteur Associatif Habilité (logiciel PARCOURS).
- Participer au contrôle de la gestion financière sur la plateforme de gestion CHORUS.
Sous l'autorité du/de la contrôleur(se) de gestion:
- Tenir des tableaux de bord et de statistiques.
- Participer à la recollection de données.
Le profil recherché
Connaissances :
- Environnement et partenaires
- Logiciels / Outils bureautiques
- Applications métiers (Harmonie, Chorus, Parcours)
- Outils numériques et usages
Savoir-faire :
- Accueillir
- Archiver
- Mettre en forme un document
- Maîtriser les délais
- Travailler en équipe
Savoir-être :
- Être rigoureux
- Faire preuve de discrétion
- Sens des relations humaines
- Avoir le sens de l'organisation
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Accueil de la clientèle
- Logiciels bureautiques
- Traitement du courrier