Assistant - Assistante de Direction H/F - Service Public

Au sein des services généraux, l'assistant(e) de direction gère l'organisation des conseils d'administration, conseil des études et conseil scientifique.

Il/elle est en lien étroit avec les autres services de l'établissement et les écoles.

Le périmètre du poste concerne l'ensemble de l'activité de l'établissement. Gestion et sécurisation de l'organisation quotidienne de son travail (contrôle des échéances).

Suivi des dossiers particuliers.

Activités

- Planifier les instances de l'établissement et élaborer l'ordre du jour avec le service juridique
- Organiser les conseils, convocation, récolte et diffusion des documents
- Gestion du déroulé des conseils, organisation matérielle et prise de notes
- Rédiger les comptes rendus
- Gérer les agendas de l'équipe de direction
- Assurer l'organisation des diverses réunions, convocation, réservation des salles
- Répondre aux demandes des différents services et des partenaires extérieurs
- Sélectionner et diffuser toutes les informations
- Alimenter les tableaux de bords et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion

Connaissances

- Techniques informatiques de collecte et de traitement de données
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Techniques d'élaboration de document
- Techniques de communication
- Culture internet et réseaux professionnels
- Systèmes d'information

Compétences opérationnelles

- Réaliser des plannings
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et complexe
- Polyvalence
- Maitrise des outils informatiques (Excel, Word, GED)

Compétences comportementales

- Anticipation et réactivité
- Bon relationnel
- Sens de la confidentialité
- Curiosité intellectuelle
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Qualité rédactionnelle

• Gestion de l'emploi du temps
• Prise de note