Secrétaire Administrative H/F - Agora Lib

Sous la responsabilité de la Direction, vous aurez pour mission de :
1. Gestion administrative de l'association
- Rédaction et suivi des comptes-rendus : Préparation des réunions (conseil d'administration, assemblée générale, commissions), rédaction, validation et archivage.
- Gestion des documents officiels : Mise à jour des statuts, du règlement intérieur, des procès-verbaux et des contrats.
- Correspondance : Rédaction et envoi de courriers, emails et documents officiels.
2. Organisation et logistique
- Planification des réunions : Convocation des membres, préparation de l'ordre du jour, logistique (réservation de salles, matériel, visioconférence).
- Organisation d'événements : Coordination logistique, gestion des inscriptions, bilan et archivage des documents.
- Gestion des outils collaboratifs : Mise à jour du calendrier partagé (Outlook), utilisation de SharePoint et de la suite Microsoft 365.
3. Suivi de la comptabilité et gestion
- Gestion des adhésions et des relations avec les membres : Suivi des adhésions, des conventionnements, création de tableaux de bord.
- Suivi des dépenses : Contrôle des factures, classement des justificatifs, suivi des déclarations sociales (frais déplacements, congés...), transmission au cabinet comptable.
- Collaboration avec la Direction et les trésorières : Préparation des dossiers pour l'assemblée générale, archivage comptable.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser des opérations comptables,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier