Responsable du Pôle Secrétariat en Chambre Territoriale de Bordeaux H/F - Service Public

La chambre territoriale de Bordeaux de la Cour nationale du droit d'asile est un service juridictionnel composé d'un président de chambre, magistrat administratif, d'un chef de chambre, agent expérimenté de catégorie A, d'une dizaine de rapporteurs de catégorie A, d'un responsable du pôle secrétariat de catégorie B et de secrétaires d'audience de catégorie C. La chambre tient quotidiennement des audiences, à juge unique ou en formation collégiale, qui sont présidées par les présidents de chambre ou par des présidents non permanents, membres du Conseil d'Etat ou magistrats de l'ordre administratif, judiciaire ou financier. Chaque formation de jugement collégiale comprend en outre deux assesseurs nommés par le vice-président du Conseil d'Etat, dont l'un sur proposition du haut-commissaire des Nations unies pour les réfugiés.

Sous l'autorité de la/du chef(fe) de chambre qui agit par délégation du secrétaire général, vous assurez d'une part la coordination de l'activité du secrétariat et d'autre part les fonctions de secrétaire d'audience.

Vosmissions principalessont :

1. Animer et encadrer le secrétariat de la chambre sous l'autorité du/de la chef(fe) de chambre :

o Gérer le temps de travail des secrétaires affectés dans la chambre : validation des congés, gestion des horaires de travail et du télétravail;
o Organiser les tâches du secrétariat: gérer le planning de la chambre et répartir les tâches entre les secrétaires du service (audiences, courrier etc...)notamment en gérant le remplacement des agents absents;
o Accompagner la prise de poste des secrétaires nouvellement affectés dans la chambre et participer à leur formation;
o Participer à l'évaluation des secrétaires d'audienceen veillant au respect des objectifs annuels des secrétaires et en assistant le/la chef(fe) de chambre dans la préparation des entretiens professionnels des secrétaires;
o Rendre compte au/à la chef(fe) de chambre, détecter les difficultés, faire preuve d'initiative pour le fonctionnement du secrétariat de la chambre.

2. Assurer le traitement des dossiers affectés dans la chambre :

o Vérification des dossiers lors de la réception des pré-rôles d'audience pour préparer l'enrôlement;
o Exécution des actes nécessaires à la mise en état des dossiers afin qu'ils puissent être inscrits au rôle d'une audience(saisies d'informations sur les logiciels informatiques; transmission des dossiers à d'autres services de la Cour...).

3. Assurer la gestion des audiences :

o Préparer l'audience: convocation des parties à l'audience ; communication des mémoires et des pièces aux parties, ainsi que de toute mesure d'instruction jugée utile par le rapporteur et le magistrat en charge du dossier ; communication des dossiers aux membres de la formation de jugement...;

o Organiser la tenue de l'audience publique et notamment :
- Veiller à la fluidité de l'audienceen assurant le pointage des interprètes à leur arrivée, en coordonnant la présence des avocats, des interprètes et des requérants, et en assistant les formations de jugement dans la prise en main des outils informatiques à leur disposition;
- Appeler les affaires inscrites au rôle de l'audience;
- Remplir le rôle de l'audience et les fiches «interprétariat» ;

o Effectuer le suivi de l'audience: enregistrement du sens du délibéré; traitement des décisions de renvois; notification des décisions; archivage.

Voustravaillez directement avec les rapporteurs devotre chambre et vous êtesla/le référent du secrétariat auprès des services de la Cour avec lesquellesvous êtes en lien quotidiennement (services du greffe, des ordonnances, de l'interprétariat, de l'accueil des parties et des avocats, et le bureau d'aide juridictionnelle...).

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances :

Niveau maîtrisé

- Maniement des outils bureautiques et des logiciels dédiés à l'activité juridictionnelle de la Cour.

Niveau pratique

- Connaissances en ressources humaines (congés, absences) ;
- Connaissances en informatique.

Initiation

- Connaissances du fonctionnement et de l'organisation d'une juridiction.

Savoir- faire :

Niveau maîtrisé

- Capacités d'organisation et de gestion de son temps et de son équipe ;
- Respecter des délais ;
- Capacité à prendre des initiatives ;
- Capacité à rendre compte ;
- Capacité à identifier les problèmes liés à l'utilisation des logiciels et outils bureautiques.

Niveau pratique

- Techniques de management.

Savoir-être :

- Goût du travail en équipe et du contact avec le public ;
- Autonomie et réactivité ;
- Qualités relationnelles ;
- Capacité d'adaptation.