Assistant Administratif H/F - Groupe Sovitrat

Description du poste :

Le poste consiste à assurer le bon fonctionnement administratif et commercial de l'agence, en garantissant un accueil de qualité des clients et prospects, ainsi qu'un suivi rigoureux des dossiers. Il implique également une participation active à la gestion quotidienne, au traitement des documents commerciaux et à l'appui des équipes opérationnelles.

Profil recherché :

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, capable de gérer plusieurs tâches simultanément. Le candidat doit faire preuve d'un bon relationnel, d'un sens du service développé et d'une aisance à l'écrit comme à l'oral. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable, ainsi qu'une capacité à travailler en équipe et à respecter les délais.

Responsabilités :

Accueil et relation client :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et prospects
- Conseiller et orienter en fonction des demandes

Gestion administrative et commerciale :

- Création et suivi des dossiers commerciaux numérisés
- Gestion des dossiers journaliers et forfaitaires
- Envoi des bons de livraison (BL) et bons de réception (BR) aux clients
- Saisie des devis et des bons de commande transport
- Préparation des fichiers de situation

Suivi opérationnel et technique :

- Saisie des bons de préparation des monteurs via le chargé d'affaires
- Préparation des PPSPS (partie administrative)
- Double contrôle et scan des BL / BR

Ressources humaines et paie :

- Envoi hebdomadaire des éléments RH liés à l'intérim
- Saisie des variables de paie

Eléments complémentaires :

- Poste nécessitant une grande polyvalence et une capacité d'adaptation
- Interaction régulière avec les équipes internes (chargés d'affaires, RH, comptabilité)
- Rôle central dans la fluidité des échanges entre les différents services et les clients
- Respect strict des procédures administratives et des délais

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier