Assistant·e Administratif·ve H/F - Service Public

Le service populations vulnérables et intégration est composé de 3 unités ( unité droits et protection des personnes, résorption des campements illicites et aide alimentaire, asile et intégration ), d'une chargée de mission intégration et du comité médical.

L'agent sera positionné sous l'autorité hiérarchique du chef d'unité droits et protection des personnes.

L'unité est composé de 4 agents : un cadre A, deux cadres B et un cadre C.
L'unité pilote et finance les mesures de protection juridique des majeurs (tutelle, curatelle, sauvegarde de justice) confiées par les magistrats aux personnes morales que sont les services mandataires ainsi qu'aux personnes physiques agréées par le préfet que sont les mandataires individuels.
Elle est chargée du secrétariat du conseil de famille des pupilles de l'État.
L'unité assure des fonctions transversales d'inspection et/ou de contrôle des établissements sociaux et des séjours de vacances adaptées pour adultes handicapés.
Elle est associée aux outils de pilotage et de suivi du schéma départemental des services aux familles, du schéma régional des mandataires judiciaires à la protection des majeurs et des délégués aux prestations familiales.

Missions principales :

Sur ce poste, rattaché fonctionnellement au sein de l'unité droits et protection des personnes qui comprend deux agents, vous exercerez vos missions en lien étroit avec le second agent du service.

Ces missions porteront notamment sur :

- un appui administratif pour le paiement mensuel des mandataires individuels à la protection des majeurs exerçant à titre individuel (MJPMI) ; cette mission portera sur la préparation des avenants et fiche de liaison financière, la réception et transmission des documents, contact avec les mandataires, le suivi des dossiers et l'archivage numérique

- un appui administratif pour l'instruction des demandes de prise en charge d'aide sociale à l'hébergement

- le secrétariat des événements indésirables graves (EIG) en lien avec les autres unités du pôle : réception et archivage numérique, reporting dans un tableau de suivi, suivi des suites données par les services.

- Appui au secrétariat du conseil de famille

Mission secondaire :

- Appui ponctuel sur les autres dossiers administratifs de l'unité

Suppléance de l'accueil du public :

- Accueil physique et téléphonique, orientation et renseignement des usagers de la DDETS

- Réception et tri du courrier entre les différents services/unités de la DDETS

Les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre (E, M, A, N) correspondant à la légende ci-dessous ou le niveau attendu * , ** , *** pour les savoir-être

- E (Expertise) : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
- M (Maîtrise) : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
- A Application) : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
- N : (Notions) Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances ou savoirs :

- Connaître l'organisation, les missions et le fonctionnement des services (A)
- Connaissance des politiques sociales (A)
- Connaissance sur la réglementation propres aux dispositifs gérés (A)
- Connaissance des règles et principes d'accueil du public (M)
- Connaissance des règles administratives (rédaction ) (A)
- connaissances des règles de comptabilité publique ( N)

Savoir-faire :

- Utiliser les outils des systèmes informatiques (extranet, outils bureautiques, ...) (M)
- Techniques de rédaction administrative (A)

Savoir-être, posture ou aptitudes relationnelles :
Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- discrétion professionnelle ***
- rigueur **
- savoir s'organiser ***
- sens des relations humaines ***
- savoir travailler en équipe ***

Acquisition/Renforcement des connaissances, compétences par le biais de la formation et compagnonnage en interne.

• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier