Secretaire Medical Clinique du Sommeil - Pôle Neurosciences Cliniques H/F - Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux
- Fonctionnaire
- Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux
Les missions du poste
Le secrétariat du Service Universitaire de Médecine du Sommeil (SUMS) est composé de trois secrétaires.
Les horaires d'ouverture sont de 8h30 à 17h30 du lundi au jeudi et de 8h30 à 16h00 le vendredi.
Organisation du secrétariat
Le fonctionnement repose sur un roulement entre trois postes de travail :
- Accueil des patients et numérisation des dossiers d'hospitalisation.
- Programmation des rendez-vous, gestion des mails et appels, report de rendez-vous, archivage.
- Back-office : mise en forme des comptes rendus et planification des rendez-vous.
Missions générales
- Accueillir et renseigner les patients, leurs familles et les usagers.
- Planifier les activités (parcours patient, agendas de consultation, admissions, convocations, etc.).
- Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers patients.
- Assurer la coordination médico-administrative et la bonne circulation de l'information.
Principales activités
- Gestion des rendez-vous médicaux et des hospitalisations.
- Traitement des mails et gestion des appels téléphoniques.
- Préparation des consultations.
- Gestion des agendas des différents praticiens.
- Saisie des courriers liés aux consultations, hospitalisations et hospitalisations de jour.
- Accueil et orientation des patients.
- Programmation des suivis post-consultations.
- Gestion des demandes de premières consultations pour insomnie.
- Numérisation, archivage et traitement du courrier.
Missions spécifiques
- Référent de 6 médecins et 1 neuropsychologue
- Référent pour l'UHSI, l'HDJ Adulte (ORL, TME, FER, Neuropsy) et la TCC.
- Gestion des rendez-vous des patients du Pr PHILIP (ordonnances, examens, relevés d'observance, renouvellements PPC, etc.).
- Suivi du tableau des dossiers sans actes.
- Saisie et suivi des demandes d'admission pour les téléconsultations de la semaine.
Le profil recherché
Compétences techniques :
- Maitrise des outils informatiques
- Maitrise des logiciels institutionnels : Dx Care et Dx Planning
- Savoir s'adapter aux évolutions de l'activité.
Compétences relationnelles :
Sens de l'accueil et du travail en équipe,
Disponibilité
Polyvalence,
Priorisation des activités.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Gestion des rendez-vous
- Traitement du courrier