Assistant Administratif H/F - AFEC

Acteur reconnu de la formation professionnelle et de l'accompagnement vers l'emploi, le groupe AFEC connaît une forte dynamique de développement.Dans ce cadre, nous recrutons un(e) Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve) pour accompagner le bon fonctionnement de l'activité de notre antenne et de ses différents sites.

Statut : Employé
Prise de poste : dès que possible
Lieu : 43/45 Rue d'Armagnac - CS 72073 - 33088 Bordeaux Cedex
Durée : 2 mois (renouvelable)

Vos missions
Rattaché(e) à la direction de l'antenne, vous assurez des missions administratives et opérationnelles essentielles au bon déroulement de nos activités de formation.

Accueil et secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que l'information du public et des stagiaires
- Gérer les activités courantes de secrétariat (courrier, documents pédagogiques, photocopies, classement, saisies informatiques.)

Gestion administrative et suivi d'activité
- Contrôler les documents internes liés à l'activité
- Suivre les conventions, les états de présence et les dossiers administratifs
- Participer à l'instruction des conventions de stage et aux réponses aux appels d'offres
- Produire les documents administratifs nécessaires dans ce cadre
- Participer à la réalisation des bilans de stage

Gestion comptable et financière
- Réaliser et/ou contrôler certains documents comptables et statistiques
- Assurer le suivi de la facturation
- Calculer certains indicateurs (chiffre d'affaires, marges) à la demande de votre responsable

Gestion des dossiers stagiaires
- Constituer et suivre les dossiers de rémunération des stagiaires
- Effectuer les déclarations auprès des organismes rémunérateurs

Organisation et support
- Assurer la gestion des fournitures
- Apporter une assistance aux stagiaires en auto-formation sur les outils informatiques
- Participer à la création de supports pédagogiques

Votre profil
- Formation de niveau Bac, idéalement en assistanat ou gestion administrative
- Première expérience réussie sur un poste similaire
- Maîtrise des outils bureautiques et aisance informatique
- Rigueur, sens de l'organisation et polyvalence
- Bon relationnel et sens du service
- Une connaissance du secteur de la formation professionnelle ou des appels d'offres publics est un atout apprécié.

Pourquoi nous rejoindre ?
- Un environnement dynamique et en développement
- Un poste polyvalent avec des missions variées

Nos avantages
- Mutuelle d'entreprise
- Prévoyance santé
- Tickets restaurant
- Remboursement du titre de transport à hauteur de 50 %
- CSE

Vous souhaitez vous investir dans un groupe en pleine croissance ? N'hésitez plus, postulez !

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier