Secrétaire Administratif Responsable du Secrétariat du Cabinet de la Première Présidence - Cour d'Appel H/F - 33

Le secrétariat de la première présidence est composé d'un secrétaire administratif en responsabilité du cabinet et encadrement direct d'un adjoint administratif, en collaboration avec un secrétaire général et une cheffe de cabinet.

Le travail s'exerce en collaboration avec le secrétaire général et la cheffe de cabinet de Madame la première présidente.

Composition et effectifs du service : Il est composé d'un attaché chef de cabinet, un secrétaire administratif en responsabilité de secrétariat et un adjoint administratif.

Votre hiérarchie : Le secrétaire administratif exerce sous l'autorité hiérarchique de la directrice de greffe et l'autorité fonctionnelle de secrétaire général de la première présidence.

Vos interlocuteurs métiers : Les magistrats et fonctionnaires, auxiliaires de justice, les usagers du service public, les partenaires institutionnels, le SAR, les juridictions du ressort.

Le secrétariat de la première présidence est composé d'un secrétaire administratif en responsabilité du cabinet et encadrement direct d'un adjoint administratif, en collaboration avec un secrétaire général et une cheffe de cabinet.

1. Encadrement et supervision du secrétariat :

- Référent du secrétariat de la première présidence: représente le secrétariat, garant de la bonne organisation du service, de sa continuité, interlocuteur privilégié de sa hiérarchie et des cabinets
- Encadre et supervise l'activité de l'adjoint administratif du secrétariat, travaille en lien avec le cabinet (chef de cabinet et secrétaire général) et la direction de greffe
- Formalise les process et les modes opératoires
- Participe activement aux réunions de services internes et externes
- Garant de l'archivage et de l'arborescence du commun, en lien avec les besoins du cabinet et de la juridiction. Travaille en coordination avec les autres cabinets dans un but d'harmonisation et de partage des données communes

2. Attributions communesau secrétariat :

Ø Assistance à la première présidence:
o Agenda de la première présidente: prise de rendez-vous, gestion des invitations, gestion des déplacements (réservations, états de frais (Chorus-DT), chauffeur)
o Courriers de la première présidence: courriers extérieurs(réception, tri, orientation, parapheurs) et courriers PP, SG et CHCAB(mise en forme, sous pli/scan et envoi, enregistrement sur serveur)
o Réunions de la première présidence: préparation des dossiers, réservation de salles, logistique, visioconférence, commande café, chevalets, dossier quotidien des événements PP
o Messagerie de la première présidente: suivi et diffusion des notes et circulaires
o Accueil téléphonique et physique

Ø Réservation des salles de la cour d'appel: enregistrement sur Pilot (réunions services, ateliers qualité de vie au travail, entretiens, événements, travaux, accès bibliothèque convention Université: mémoire sur fond historique)

Ø Assistance à l'organisation des réunions fonctionnelles: salle, invitations (envoi, suivi, relances), mise en forme et diffusion des ordres du jour, diffusion du calendrier aux CJ, logistique (visioconférence, fiches logistique, commande café)

Ø Gestion des nouveaux arrivants au siège de la cour:
o Recensement des besoins en mobilier, fournitures, badges, lignes téléphoniques et transmission au secrétariat de la direction de greffe
o Renseignement de la fiche ODIN et alimentation RESANA pour la CIP
o Mise à jour des listes de diffusion, organigramme et annuaire du siège
o Communication au secrétariat de la direction de greffe des attributions et changement de bureaux des magistrats et ATJ du siège pour mise à jour du plan de la cour

Ø Distribution des codes papier des magistrats et ATJ du siège

Ø Participation aux événements de la cour(avec les secrétariats du procureur général et de la direction de greffe)
o Audiences de présentation/installation de la cour: gestion des salles, communication interne/externe (partenaires: SAIR, barreau, TJ Bordeaux)
o Conférence régionale d'administration judiciaire