Adjoint du Service Affaires Générales H/F - 33

Placé sous l'autorité du chef de service, vous assurez la fonction d'officier d'état civil, la gestion de l'état civil, du cimetière, des élections, des autorisations et des documents administratifs délivrés par le service, le marché de commerçants et participez à des opérations spécifiques telles que le recensement de la population. Vous travaillez en étroite collaboration avec les autres agents du service, de façon à garantir la polyvalence des tâches. Vous garantissez la continuité du service en l'absence de la responsable de service et assurez que les procédures définies par la responsable sont bien respectées par l'ensemble de l'équipe. Vous représentez la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels vous êtes en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d'écoute.

Activités principales : Missions liées aux Affaires Générales
Etat Civil :
Recevoir les déclarations d'état civil et en assurer le suivi (avis de mentions marginales, enregistrement des récépissés.),
Apposer les avis de mentions reçues et envoyer les mises à jour au procureur
Enregistrer les PACS et en assurer le suivi (avis de mentions, modifications, dissolutions)
Préparer les dossiers de mariage et de parrainage civil
Procéder aux rectifications d'état civil et en assurer le suivi
Aider le public qui souhaite consulter les registres d'état civil
Connaître les règles de délivrance des actes.

Elections :
enregistrer les inscriptions guichet, les retours des cartes et des propagandes
saisir les nouvelles adresses
Assurer la veille juridique et informer le reste du service des évolutions
Mettre à jour la liste électorale : inscrire et radier les électeurs en respectant la procédure et les délais,
Répertoire électoral unique : veille, suivi et traitement,
Préparer les réunions de la commission de contrôle
Préparer les cérémonies de citoyenneté, si nécessaire,
Organiser et participer au déroulement des scrutins électoraux
Organiser le tirage au sort annuel du jury d'Assises et en assurer le suivi.

Cimetière :
Enregistrer les achats et les renouvellements de concessions
Enregistrer et délivrer les autorisations liées aux opérations funéraires,
Mettre à jour les dossiers de concessions : recherche des héritiers et réalisation des arbres généalogiques
Renseigner les entreprises de fossoyage et les entreprises de Pompes Funèbres
Informer le gardien du cimetière sur les opérations d'inhumation ou d'attribution de concession et des travaux s
Délivrer les autorisations d'entrée dans le cimetière
Gérer et suivre les demandes de travaux
Mettre à jour le règlement,
Suivre les travaux concernant les reprises de concession,

Documents administratifs et divers :
Recensement militaire
Délivrer les documents relevant du service (attestation d'accueil, certificats de vie, certificats de résidence, certificat de vie commune.)
Autorisation de stationnement (taxis) : répondre aux demandes,
Débits de boissons : délivrer les récépissés des déclarations, enregistrer les demandes et délivrer l'arrêté correspondant
Gérer les demandes de vides maisons - dressing etc.
Gérer l'enregistrement des statuts des syndicats
Assurer les légalisations de signature
Compléter les tableaux de bord quotidiennement
Engager les bons de commande et viser les factures,
Préparer les demandes budgétaire...
Diplômes requis : minimum Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative

Contraintes particulières : Permanence d'état civil, un samedi sur quatre de 9 h à 12 h 30, Travailler le dimanche lors des scrutins électoraux