Adjoint Adm - Assistant·e Secrétariat à la Crmh Nouvelle-Aquitaine Site de Bordeaux H/F - 33

Missions et activités principales :

Au sein de la conservation régionale des monuments historiques, site de Bordeaux, placé sous l'autorité du conservateur régional des monuments historiques et de la conservatrice régionale adjointe, elle / il sera en chargé de missions à la fois concernant le site de Bordeaux mais également à l'échelle régionale. Ses missions seront les suivantes:

1/ Gestion administrative et logistique pour l'ensemble des conservateurs du site de Bordeaux :

- Accueil téléphonique,

- Gestion du courrier, enregistrement, diffusion...

- Gestion des agendas électroniques: prises de rendez-vous, organisation de réunions, ...

- Mise en forme de documents, courriers, notes,

- Gestion des frais de déplacement sur Chorus DT.

Au niveau régional:

- lien administratif entre les 3 sites de la CRMH (Bordeaux, Limoges, Poitiers): suivi des parapheurs, dossiers, etc.

- lien avec les divers interlocuteurs du service pour les renseigner, répondre à leur demande ou les orienter vers les bons interlocuteurs,

- coordination de l'activité administrative liée au fonctionnement du service : organisation des réunions, prise de notes, préparation des tableaux des congés, les relances, etc.

2/ Suivi des autorisations de travaux sur MH (immeubles et objets):

- Suivi administratif,

- Mise en place du circuit Patronum interne et externe,

- Suivi des saisies dans AgrEgée : autorisations de travaux, avis des services consultés.

3/ Gestion administrative et logistique des experts, techniciens conseils, CAOA et CDAOA : frais de déplacements, remboursements.

4/ Valorisation des actions du service:

- Relecture et mise en forme des documents.

La définition du poste peut être amenée à évoluer en fonction des besoins du service.