Apprenti - Secretaire Assistant H/F - 33

Descriptif de l'offre :
1) Fonctions de secrétariat :

- accueillir les agents nouvellement affectés

- délivrer les circuits « arrivée » et « départ »

- assurer un accueil téléphonique et prendre des rendez-vous, selon les permanences mises en place

- mettre en forme et établir les documents administratifs suivants : notes, bordereaux d'envoi, attestations diverses

- effectuer les tâches de numérisation, classement, archivage et destruction de documents, selon les consignes reçues

- aider à l'organisation de réunion (réservation de salles, logistique correspondante)

2) Fonctions d'appui à la gestion ressources humaines du personnel civil :

- proposer aux administrés plusieurs dates pour leur visite médicale d'embauche ou leur visite périodique selon le cadencement réglementaire (visite d'information personnelle ou suivi médical renforcé). Echanger via la messagerie Outlook et réserver le créneau retenu par l'agent sur le calendrier partagé par l'antenne
du centre médical de prévention

- transférer aux agents concernés leur convocation à un stage par mèl

- suivre attentivement le dossier protection sociale complémentaire et surveiller la date de validité des dispenses

- suivre l'activité des maîtres d'apprentissage militaires et établir une attestation semestrielle pour chacun d'eux en vue du bénéfice de l'allocation forfaitaire prévue

- apporter son aide au décompte des congés et absences de toute nature

- apporter son aide au traitement des arrêts de travail (envoi dématérialisé et suivi)

- traiter les demandes de télétravail et procéder à la notification auprès des agents

- tous travaux en appui des gestionnaires RH.

Profil du candidat :

- aisance relationnelle / travail en équipe

- rigueur / organisation

- discrétion / respect confidentialité des informations

- niveau correct en orthographe

- bonnes connaissances Word, Excel, Outlook