Assistante de Direction et Accueil - Mairie de Fargues-Saint-Hilaire H/F - 33

A la suite de la demande de disponibilité pour convenance personnelle de l'agent titulaire occupant l'emploi d'assistante de Direction et agent d'accueil, ce poste permanent sera à pourvoir à compter du 3 novembre 2025 pour une durée de 1 an jusqu'au 30 octobre 2026.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Pôle Administratif et culturel, en relation avec les élus de référence et le milieu associatif, l'agent gère les affaires courantes, la location des salles municipales, assure l'accueil et informe les administrés.
assiste le responsable du pôle technique et cadre de vie dans la gestion des interventions de terrain et le suivi administratif et technique des prestations.

Missions principales du poste de travail
1- Assistance de direction

- Gestion des interventions dans le logiciel de gestion Fluxnet
* Saisie des demandes des utilisateurs des services publics
* Déclenchement des fiches d'intervention et suivi.

- Suivi administratif et technique
* Assure le relationnel avec les prestataires et les fournisseurs : demandes d'interventions, prise de rendez-vous, relance, suivi de la bonne exécution des engagements et des commandes
* Traitement et suivi des dysfonctionnements (fluides, éclairage public, signalétique...)
* Transcription dans le logiciel du recensement des besoins pour les manifestations
* Assistance dans le suivi des contrats de maintenance

2- Accueil

- Accueil physique et téléphonique du public
* Apporte des réponses aux requêtes des administrés
* Oriente vers les services compétents

- Secrétariat
* Réception et enregistrement du courrier « départ / arrivée »
* Mise sous pli, envoi ou remise en mains propres
* Rédaction du courrier d'administration générale

- Gestion des affaires courantes
* Suivi et traitement des signalements : chiens errants, affichages, pannes réseaux, accidents...

- Gestion du planning d'occupation des salles municipales
* Associations
* Particuliers

- Relations avec le milieu associatif
* Mise en place et suivi des sollicitations et projets événementiels
* Planning des réservations de salle
* Gestion des clés et du matériel

Missions secondaires :

- En binôme avec l'agent en charge :
* Etat Civil
* instruit et constitue les actes d'Etat Civil
* enregistre et délivre les documents administratifs
* mis à jour des registres (naissance, mariage, décès)
* Cimetière
* relation avec les pompes funèbres
* suivi des affaires funéraires
* établissement et délivrance de titres de concession
* Elections
* mise en place et organisation des élections
* inscriptions, radiations, liste électorale

- En binôme avec l'agent en charge de l'urbanisme (droit des sols, autorisations d'urbanisme)
- En binôme avec l'agent en charge de la communication (gestion des moyens de communications de la commune)