Assistant de Formation H/F - 33

Missions de l'assistant(e) de formation au GRETA CFA Aquitaine :

L'assistant(e) de formation a pour mission de :
Appuyer administrativement les Conseillères en Formation Professionnelle (CFP) dans la mise en oeuvre et le suivi administratif des actions de formations sur plusieurs sites de la Gironde sur le secteur tertiaire.
En collaboration avec les coordinateurs pédagogiques, les formateurs référents et les CFP, l'assistant(e) de formation participe au processus global de l'action de formation depuis la phase d'accueil de la demande, en passant par la mise en oeuvre de l'action et jusqu'à la transmission des éléments nécessaires à la facturation et au suivi.

A l'écoute du client et des stagiaires et des apprentis, avec l'objectif de leur satisfaction l'assistant(e) de formation participe au développement de l'activité.
Fonctions :
- Participation au processus qualité
L'assistante de formation aura également comme mission d'assister le référent qualité de l'Agence Tertiaire dans ses missions sur la partie administrative.

Description des fonctions à exercer et des tâches à exécuter :
- Accueil et recueil de la demande
- Accueillir, recueillir et enregistrer l'ensemble des demandes téléphoniques et écrites pour l'ensemble de l'Agence Tertiaire et pour les sites dont elle/il a la charge (tableau de suivi);
- Renseigner et orienter les entreprises sur l'offre de formation et les modalités d'accès pour
l'ensemble de l'Agence Tertiaire et pour les sites dont elle/il a la charge ;
- Renseigner et orienter les demandeurs sur l'ensemble de l'offre de formation et les modalités d'accès ;
- Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public ;
- Traitement des demandes
- Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec les CFP ;
- Assister les CFP sur la partie commerciale avec les entreprises ;
- Participer à la préparation des réunions d'information (JPO, Forum, informations
collectives...)
- Organisation de la prestation
- Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (dossiers
administratifs et pédagogiques) conformément au système qualité du GRETA CFA
Aquitaine ;
- Traiter la relation avec les financeurs (OPCO...)
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires pour la formation continue ;
- Suivre les présences des apprenants et informer les entreprises ;
- Effectuer la saisie des informations sur le SI (Cerfa, convention, APEC, ruptures...) ;
- Préparer les documents de fin de formation ;
- Vérifier les heures formateurs et les transmettre ;
- Recueillir les évaluations de satisfaction et les enquêtes à 6 mois, préparer la synthèse,
la transmettre au service commun et l'archiver dans le Drive Qualité.
- Suivi et contrôle des informations
- Contrôler et mettre à jours les données dans les diffé